Controle de estoque de restaurante: O guia definitivo

Manter o controle do estoque de restaurante parece uma tarefa desafiadora, mas é indispensável quando o gestor se preocupa em evitar gastos desnecessários e reduzir o desperdício de alimentos

Além disso, um bom controle aumenta as oportunidades de venda do estabelecimento e possibilita melhor previsibilidade e projeção de consumo, garantindo um planejamento de compras mais assertivo.

Saiba, a seguir, os erros e acertos que você pode estar cometendo no seu gerenciamento.

Principais erros em um controle de estoque

Geralmente, gestores, colaboradores e donos de restaurante cometem os mesmos erros quando se trata de gerenciamento e controle de estoque. Listamos os principais e explicamos porque são um problema, acompanhe. 

1.  Planejar apenas o estoque a longo prazo

Alimentos perecíveis têm um prazo menor de validade e seu estoque precisa receber um planejamento diferente dos não perecíveis. Quando o gerente não se atenta a isso, o resultado são pães mofados, verduras estragadas, carnes vencidas e outros desperdícios.

2.  Não qualificar funcionários para organização do estoque

Cada funcionário deve ser treinado conforme a função que assumirá. Quando um colaborador fica responsável pelo estoque sem capacitação para isso, provavelmente o controle será deficiente e o gasto com reposição de alimentos perdidos será maior. 

3.  Ausência de comunicação entre todos os setores

Todos os setores de um restaurante devem se comunicar. O garçom precisa saber quanto tempo leva o preparo de determinado prato e o cozinheiro precisa saber quanto custa cada insumo, por exemplo. O estoquista precisa saber controlar o estoque para o comprador adquirir apenas o necessário, evitando que o setor financeiro gaste mais do que deveria.

4.  Desconsiderar as novas tecnologias

Gestores mais tradicionais evitam o uso de softwares e programas de controle de estoque, o que pode não ser uma boa decisão. Manter anotações em papel, atualmente, é um risco que não se precisa correr, pois qualquer informação errada ou desatenção pode comprometer todo o estoque.

Como fazer o controle de estoque de restaurante eficiente

Inicialmente, o gestor precisa de um checklist que oriente sobre a quantidade de itens comprados e vendidos. Todas as informações devem ser registradas com atenção para garantir o controle do estoque do restaurante. Saiba as principais informações dessa lista.

Classificação e divisão dos produtos em grupos e subgrupos

A partir da observação das características de cada alimento, é possível separá-los em grupos e subgrupos, categorizando-os e facilitando o armazenamento de cada um deles adequadamente.

 

Dessa forma, insumos com características semelhantes devem ocupar lugares próximos nos estoques e ficar organizados de maneira intuitiva nas prateleiras. Algumas dicas para uma boa organização são:

• separar os alimentos perecíveis dos não perecíveis;

• agrupar os insumos conforme a temperatura ideal para armazenamento;

• dividir conforme o rendimento que tem cada alimento;

• organizar por data de validade, deixando mais acessível os que estão mais próximos desse limite.

Gerenciamento minucioso de entrada e saída dos produtos

Primeiramente, assim que os produtos chegam é imprescindível o recolhimento das notas fiscais dos fornecedores. Todas devem ser conferidas minuciosamente para evitar números equivocados e comprometer todo o trabalho a médio e longo prazo.

 

Inicialmente, três atitudes básicas farão total diferença no seu controle de estoque, sendo:

• tenha prateleiras suficientes para todos os itens que chegam, evitando que alguns sejam armazenados em locais mais escondidos;

• agrupe todos os produtos que chegaram por categoria, como farináceos, laticínios e carnes;

• rotule todas as suas prateleiras de maneira visível e com o maior número possível de informações.

Em seguida, cumprindo essas três orientações, a dica é manter o registro do estoque completo, com todas as informações importantes sobre cada produto que deu entrada no estabelecimento, como:

• nome do item;

• data de recebimento;

• quantidade total entregue;

• prazo de validade;

• custo por unidade;

• identificação do fornecedor.

Além do controle de entrada, é fundamental controlar a saída, para se ter noção completa do que há em estoque e do que precisa ser reposto. No registro de saída devem conter as seguintes informações, basicamente:

• nome do item;

• data da retirada no formato dd/mm/aaaa;

• quantidade;

• valor unitário por produto;

• motivo da saída.

Apuradas todas essas informações corretamente, o controle de entrada e saída garante que o estoque estará protegido de fraudes e os erros que culminam em gastos desnecessários serão extintos.

Inventário e contagem regular de estoque

A contagem dos produtos deve ser feita minuciosamente, considerando a quantidade em unidades, litros ou quilos de cada suprimento entraram, saíram ou permanecem no estoque do restaurante.

A partir disso, você fará o inventário, uma espécie de catálogo onde todas as informações são exibidas em detalhes e atualizadas constantemente.

Elaboração de fichas técnicas

As fichas técnicas contêm informações detalhadas sobre o preparo de cada prato do cardápio, desde o nome até o valor de cada porção de produto utilizado. Elas são fundamentais para manter o controle do estoque e evitar desperdícios na cozinha.

Alguns componentes dessas fichas:

• insumos necessários para a preparação do prato;

• modo de preparo;

• tempo de preparo da receita;

• utensílios e equipamentos utilizados;

• valores de cada insumo.

Fluxo de estoque e histórico de vendas

De acordo com o histórico de vendas, é possível compreender e até prever o fluxo de vendas em determinado período. Esse registro deve conter informações relevantes, úteis para as tomadas de decisão, como:

• produtos de maior e menor saída;

• qual a quantidade dos itens mais vendidos;

• porque alguns saem mais que outros;

• quais dias da semana e do mês aquele prato sai mais.

Todas essas informações anotadas e bem avaliadas ajudarão a manter o controle do estoque e a trazer melhorias para o gerenciamento do restaurante. Manter a organização, prever o fluxo de saídas e monitorar o armazenamento, são a chave para um bom gerenciamento.

Essas foram as nossas dicas sobre controle de estoque de restaurantes. Elas foram úteis para você? Se sim, temos muito mais conteúdo incrível no nosso blog, para ajudar a otimizar a gestão do seu negócio. Não deixe de acompanhar!